Agenda e ordens de serviço: agendar, reagendar e cancelar visitas

O que é

A O.S. é cada visita ao cliente. Ela aparece em Agenda > Agenda e na lista Agenda > Ordens de serviço. Situações: Rascunho (sem data), Agendada, Confirmada, Em deslocamento (só se ligado), Em execução, Pausada, Concluída, Cancelada e Não realizada.

Usar a agenda

• Escolha Dia, Semana ou Mês e navegue pelas setas ou por Hoje.
• Filtre por Técnico, Equipe, Situação (padrão: Ativas) e Cliente ou local (nome ou nº da O.S.).
• Cada cartão mostra horário, cliente, local, número, serviço, técnicos e situação. Clique para abrir a O.S.
• O aviso "O.S. sem data" leva aos rascunhos, novas visitas e retornos em garantia esperando agendamento.

Criar a O.S.

1. Do contrato: na agenda, em Visitas dos contratos a agendar (inclui as atrasadas), clique em Agendar numa visita, ou marque várias, escolha Técnico, Horário e Minutos e clique em Agendar marcadas (cada uma no seu dia).
2. Do orçamento avulso: em Ordens de serviço, lista Orçamentos avulsos a agendar, botão Abrir O.S.
3. Manual: na ficha do cliente, botão Nova O.S.

Na tela Nova O.S. preencha Local atendido, Contato no local, Serviço, Descrição, Prioridade, Escopo, Pragas e alvos, Ambientes e Instruções para o técnico. Em Quando e quem: Data, Início, Duração, Equipe, Técnicos e Técnico responsável. Com data, horário e técnico a O.S. já fica agendada; sem, fica em rascunho. Clique em Criar O.S.

Conflito de horário

Se o técnico já tem outra O.S. no horário, aparece "Conflito de horário: [técnico] já tem [O.S.] em [data] até [hora]". Gestor e Operacional podem gravar mesmo assim escrevendo a Justificativa, se houver conflito de horário; ela fica registrada na O.S. Sem essa permissão, escolha outro horário ou técnico. No lote, a visita com conflito fica de fora e deve ser agendada uma a uma.

Na ficha da O.S.

• Confirmado com o cliente: passa de Agendada para Confirmada.
• Reagendar (Agendada ou Confirmada): nova data, horário e técnicos, com motivo obrigatório. A O.S. continua a mesma e a data anterior fica no histórico; a confirmada volta a Agendada.
• Dados da O.S.: edita os dados enquanto a visita não começou; data e técnico mudam só em Reagendar.
• A visita não aconteceu: motivo (ex.: local fechado) e Abrir nova visita (marcado por padrão), que cria outra O.S. em rascunho com os mesmos dados.
• Cancelar O.S.: com motivo; ela continua na lista e no histórico. Só antes de começar.
• Abrir retorno em garantia: em O.S. concluída, dentro do prazo de garantia do serviço. Abre em rascunho, sem cobrança.

Aviso ao cliente

Ao agendar, reagendar ou cancelar, marque Avisar o cliente por e-mail. Vai para o contato da O.S. ou o e-mail do cliente e fica no histórico. Há também o aviso automático na véspera da visita, que se liga em Administração > Configurar lembretes. Pelo WhatsApp, funciona quando a integração for ligada pela SIGE.

Mensagens comuns

• "O cliente não tem e-mail cadastrado: avise por outro meio."
• "Só O.S. agendada ou confirmada é reagendada: em rascunho, informe a data em "Dados da O.S."."
• "Esta visita prevista já virou O.S. ou foi cancelada."
• "A garantia desta O.S. terminou em [data]."
• "A data já passou." e "Escolha o técnico (ou uma equipe com técnicos)."

Quem pode

Ver a agenda e as O.S.: Gestor, Comercial, Operacional, Financeiro, Consulta e Administrador. Criar, agendar, reagendar, confirmar e abrir retorno; cancelar e marcar não realizada; gravar com conflito: Gestor, Operacional e Administrador. O Técnico vê só as próprias O.S., em Minhas O.S. (ver o capítulo Área do técnico). Duração e horário padrão ficam em Administração > Configurar agenda.