Certificados e relatórios de atendimento

O que é

Toda O.S. concluída pode ter dois documentos em PDF, que ficam na seção Documentos da ficha da O.S.:

• Relatório de atendimento: sai sozinho, em até um minuto depois que o técnico conclui a O.S.
• Certificado de execução de serviço: emitido pelo escritório, quando a Ciclo decidir.

Os dois trazem número próprio, versão, data de emissão, cliente, local, serviço, data e horário da execução, equipe e o que o técnico registrou: pragas e indícios, áreas tratadas, métodos e produtos, pontos do monitoramento, recomendações, fotos e a assinatura do responsável no local. O checklist e as observações do técnico entram só no relatório. Antes da conclusão aparece: "Os documentos saem depois da conclusão: o relatório de atendimento sozinho e o certificado pelo escritório."

Modelo provisório

Até a Ciclo enviar o modelo oficial, os documentos saem com a marca MODELO PROVISÓRIO em todas as páginas. Razão social, CNPJ, endereço, contato, responsável técnico, licenças e os textos do certificado e do relatório só aparecem se forem preenchidos em Administração > Configurar documentos. O sistema não escreve texto regulatório, licença ou responsabilidade técnica por conta própria.

Emitir e consultar

1. Abra a O.S. concluída e vá em Documentos.
2. Clique em Emitir certificado e confirme. Confira os dados antes: depois, só por nova versão.
3. Se o relatório não apareceu, o botão Gerar relatório de atendimento gera na hora.
4. Em cada documento use Abrir / imprimir ou Baixar. A linha mostra quem emitiu (ou "sistema (conclusão)"), quantas vezes foi enviado e quantos acessos teve.

Corrigir: nova versão em vez de alterar

Documento emitido não se altera. Para corrigir, em Corrigir (nova versão): o que mudou, descreva a correção e clique em Nova versão. Sai a próxima versão do mesmo número com os dados atuais; a anterior fica como Substituída e continua guardada.

Cancelar

Em Cancelar: motivo, informe o motivo e clique em Cancelar. Nada é apagado: o arquivo continua guardado, mas os links enviados param de abrir. Com o certificado cancelado, o botão Emitir certificado volta a aparecer.

Enviar ao cliente

1. No documento em vigor, confira o e-mail em Enviar por e-mail para (vem o do contato da O.S. ou o do cliente) e clique em Enviar link.
2. O link aparece uma vez no topo da seção: copie se quiser mandar por outro meio.
3. O cliente abre sem senha, vê os dados do documento e clica em Baixar o PDF. O link vale 30 dias (ajustável em Configurar documentos) e mostra sempre a versão em vigor: se o documento for corrigido, o mesmo link passa a mostrar a versão nova.

O cliente com portal também encontra relatório e certificado nas visitas feitas (ver o capítulo Portal do cliente).

Mensagens comuns

• "Esta O.S. já tem certificado de execução de serviço em vigor. Para corrigir, use "Nova versão"."
• "Só dá para emitir documento de O.S. concluída."
• "Diga o que está sendo corrigido." e "Diga por que o documento está sendo cancelado."
• "O link foi criado, mas o e-mail não saiu do servidor. Copie o link e mande por outro meio."
• Para o cliente: "Este link venceu em [data]. Peça um novo à [empresa]." e "Este documento foi cancelado. Fale com a [empresa]." No link vencido, basta enviar de novo.

Quem pode

Emitir certificado, gerar relatório, criar nova versão e enviar o link: Gestor, Operacional e Administrador. Cancelar: Gestor e Administrador. Abrir e baixar o PDF: quem vê as O.S. (Gestor, Comercial, Operacional, Financeiro, Consulta). Configurar documentos: Gestor.