Clientes, contatos e locais atendidos

O que é

Em Cadastros > Clientes ficam os clientes da Ciclo. Cada cliente tem locais atendidos (os endereços onde o serviço é feito) e contatos. Ordens de serviço, contratos e certificados apontam para um local: cadastre pelo menos um.

Cadastrar um cliente

1. Clique em Novo cliente.
2. Escolha o Tipo: Pessoa física, Pessoa jurídica ou Estrangeiro.
3. Preencha CPF / CNPJ / documento: CPF é opcional para pessoa física; CNPJ (numérico ou alfanumérico) é obrigatório para pessoa jurídica; estrangeiro usa passaporte ou identificação fiscal, sem validação.
4. Informe Nome ou razão social, telefone (DDD + número; número estrangeiro começa com + e o código do país), e-mail e, se quiser, Tags separadas por vírgula (até 10) e a Observação fixa.
5. Clique em Cadastrar cliente. Aparece: "Cliente cadastrado. Inclua agora os locais atendidos e os contatos."

Locais e contatos

• Na ficha, seção Locais atendidos > Novo local: nome do local (ex.: Matriz, Loja Centro), endereço, UF e Referência e acesso (portaria, horário, o que o técnico precisa saber). Marque Usar como endereço de cobrança em um local só: ao marcar outro, o anterior é desmarcado.
• Seção Contatos > Novo contato: nome, cargo, telefone ou e-mail (pelo menos um). Só um contato é o principal.

Cadastro repetido

• CPF/CNPJ repetido é sempre bloqueado, mesmo contra cliente inativo: "Já existe cliente com este CNPJ: (nome) (nº 12)."
• Telefone ou e-mail já usado em outro cliente segue a regra de Administração > Parâmetros de cadastro: alertar e pedir confirmação (padrão), bloquear ou não conferir. No modo alertar, aparece "Telefone ou e-mail já usado em outro cliente: ... Confira se não é o mesmo cliente e marque a confirmação para salvar." Marque Conferi: é outro cliente, salvar mesmo assim.

Documento que não valida

Se o CPF/CNPJ não passar por um motivo conhecido (ex.: órgão público sem CNPJ próprio), quem tem permissão abre Autorizar exceção de documento e escreve a justificativa (10 a 255 caracteres). O nome de quem autorizou fica no cadastro. Sem permissão, a mensagem termina em "Você não tem permissão para autorizar exceção de documento."

Inativar (não existe excluir)

Clientes, contatos e locais não são excluídos. Em Situação do cadastro, inativar tira o cliente das listas e das novas escolhas e mantém todo o histórico; ele pode ser reativado depois. Local inativo deixa de aparecer para novos serviços. Inativar o cliente ou o contato também encerra o acesso ao portal (ver o capítulo Portal do cliente).

Ficha: tags, observações e anexos

• Observações: ficam no histórico com nome e data e não podem ser editadas nem apagadas (até 4.000 caracteres).
• Anexos: PDF, imagem, Word, Excel, TXT, CSV ou XML, até 10 MB. "Remover" só tira da lista; o arquivo continua guardado. Itens marcados como "guardado" (PDF enviado, assinatura, documento emitido etc.) não podem ser removidos.
• A ficha também mostra oportunidades, orçamentos, contratos, O.S., tarefas, o Histórico e, para quem vê o financeiro, o resumo financeiro.

Pesquisa

A caixa Pesquisar… no topo procura em clientes, locais, técnicos e catálogos (mínimo 2 caracteres), mostrando só o que a pessoa tem permissão de ver. Cada grupo mostra os primeiros 8; para mais, refine ou use a lista de clientes, que busca por nome, CPF/CNPJ, telefone, e-mail ou contato e filtra por tipo, cidade, tag e situação.

Quem pode

• Ver: Gestor, Comercial, Operacional, Financeiro, Consulta e Administrador.
• Cadastrar e editar: Gestor, Comercial, Operacional e Administrador.
• Inativar e autorizar exceção de documento: Gestor e Administrador.