Compras

Para que serve

O módulo Compras controla os pedidos que a loja faz aos fornecedores, do pedido até a chegada das peças. É pelo recebimento da compra que a mercadoria entra no estoque e que nasce a conta a pagar ao fornecedor. Se alguma peça precisar voltar (defeito, erro de envio), a devolução ao fornecedor também é feita na própria compra, com a NF-e de devolução.

Exemplo do dia a dia: você pede ao fornecedor Confecções Exemplo 20 Camisetas Básicas e 10 Calças Jeans. Chegam primeiro as camisetas: você registra o recebimento, as 20 camisetas entram no estoque e o sistema cria uma conta a pagar no valor delas. Quando as calças chegarem, você registra outro recebimento, que gera outra conta a pagar.

Quem usa

Comprador, estoquista, gerente e administrador.

🔒 Permissão: todas as telas de compras exigem a permissão Gerir compras e recebimentos. Emitir a NF-e de devolução ao fornecedor exige também Emitir documentos fiscais. Você só vê as compras das lojas às quais seu usuário está ligado.

O que você encontra neste módulo

Antes de começar

• O fornecedor precisa estar cadastrado e ativo em Cadastros > Fornecedores (veja Fornecedores). Para emitir NF-e de devolução, o endereço dele precisa estar completo.
• Os produtos, cores e tamanhos precisam existir em Cadastros > Produtos (veja Produtos e grades).
• Seu usuário precisa estar ligado à loja que vai receber as peças.

Como funciona uma compra

Situações

O que cada etapa mexe

Pedidos de compra

Onde fica: Compras > Pedidos de compra · Quem acessa: quem tem Gerir compras e recebimentos

A tela Compras lista os pedidos, do mais novo para o mais antigo.

📷 Imagem: lista de compras com o filtro de situação e fornecedor.

O que aparece na lista

Buscar e filtrar: escolha a Situação (ou Todas) e o Fornecedor (ou Todos) e clique em Filtrar. A lista de fornecedores do filtro mostra só os ativos. Quando a lista é grande, ela é dividida em páginas.

Quando não há nada no filtro, aparece "Nenhuma compra."

Como montar um pedido de compra

Quando usar: você vai pedir mercadoria a um fornecedor. Você vai precisar de: o fornecedor, a lista de peças (produto, cor e tamanho), as quantidades e o custo de cada peça.

1. Acesse Compras > Pedidos de compra.
2. Clique em Nova compra. Abre a tela Nova compra.
3. Preencha os dados do pedido (veja a tabela de campos abaixo).
4. No quadro Itens, em Adicionar variação, digite o SKU, o código de barras, a referência ou o nome e pressione Enter (ou clique na variação). A linha entra com quantidade 1 e custo 0,00, e o cursor vai para a quantidade.
5. Em cada linha, informe a Quantidade e o Custo unit. (R$). Para tirar uma linha, clique no X dela.
6. Clique em Criar rascunho.

Deu certo quando: aparece "Compra criada como rascunho." e a tela Compra #N (rascunho), com a etiqueta Rascunho.

O que acontece depois: nada muda no estoque nem no financeiro. O pedido fica guardado para você conferir e emitir.

💡 Dica: se adicionar a mesma variação duas vezes, a quantidade dela aumenta 1 na mesma linha.

Campos do formulário

Exemplo do total do pedido

Se algo der errado: | Mensagem | Por que aparece | Como resolver | |---|---|---| | "Fornecedor inválido ou inativo." | Nenhum fornecedor foi escolhido, ou ele foi inativado | Escolha um fornecedor ativo | | "Inclua ao menos um item." | A tabela de itens está vazia | Adicione pelo menos uma variação | | "Quantidade deve ser positiva." | Alguma quantidade é zero ou negativa | Corrija a quantidade, ou tire a linha | | "Quantidade inválida." | A quantidade não é um número | Digite só o número | | "Custo não pode ser negativo." | Algum custo está com sinal de menos | Corrija o custo | | "Variação … inativa (ou o produto dela está inativo)." | A variação indicada, ou o produto dela, está inativo | Tire a linha ou reative em Cadastros > Produtos | | "Previsão inválida." | A data de previsão não é uma data válida | Escolha a data no calendário | | "Loja não autorizada." | Você não tem acesso à loja de destino escolhida | Escolha outra loja ou peça acesso ao administrador |

Como alterar um rascunho

1. Em Compras > Pedidos de compra, clique no número da compra em Rascunho. Abre Compra #N (rascunho), com os dados e itens para editar.
2. Altere o que precisar (dados do pedido, itens, quantidades, custos).
3. Clique em Salvar rascunho.

Deu certo quando: aparece "Compra atualizada."

Só o rascunho pode ser editado. Se o pedido já foi emitido, aparece "Só rascunho pode ser editado."

Como emitir o pedido

Quando usar: o pedido está conferido e foi enviado (ou vai ser enviado) ao fornecedor.

⚠️ Atenção: depois de emitido, os itens não podem mais ser editados, só recebidos. O botão Emitir pedido grava antes o que está na tela.

1. Abra a compra em Rascunho e confira os itens.
2. Clique em Emitir pedido.
3. Confirme a pergunta "Salvar e emitir o pedido? Depois disso os itens não podem ser editados, só recebidos."

Deu certo quando: aparece "Rascunho salvo e pedido emitido. Registre os recebimentos conforme as peças chegarem." e a tela Compra #N com a situação Pedido emitido.

O que acontece depois: nada muda no estoque nem no financeiro. A data do pedido aparece no quadro Pedido em. O sistema não envia o pedido ao fornecedor: mande-o você pelo canal de costume.

Compra emitida

Onde fica: Compras > Pedidos de compra, clicando no número de uma compra que não é rascunho · Quem acessa: quem tem Gerir compras e recebimentos

Mostra o pedido e tudo o que aconteceu com ele: recebimentos, chave da NF-e do fornecedor e devoluções.

📷 Imagem: tela Compra #N com a tabela de itens, as colunas Receber agora e Custo real (R$) e o botão Registrar recebimento.

O que aparece na tela

• No topo: Fornecedor (com o número da nota do fornecedor, se informado), Loja, Total pedido e Pedido em (data e quem criou). A situação aparece à direita do título.
• A observação do pedido, se houver.
• Itens: tabela com as colunas abaixo.
• Recebimentos: um por entrega, depois do primeiro recebimento.
• NF-e do fornecedor e Devolver ao fornecedor: depois que alguma peça foi recebida.
• Devoluções ao fornecedor: depois da primeira devolução.

Como receber as peças

Quando usar: a mercadoria chegou do fornecedor, toda ou em parte. Você vai precisar de: as peças em mãos e a nota do fornecedor, para conferir quantidades, custos e vencimento.

1. Acesse Compras > Pedidos de compra e abra a compra (Pedido emitido ou Recebida parcialmente).
2. Na tabela Itens, a coluna Receber agora já vem preenchida com o que está pendente.
3. Confira as peças. Zere (ou apague) o que não chegou e corrija a quantidade do que chegou a menos.
4. Se o custo na nota do fornecedor for diferente do pedido, preencha Custo real (R$) na linha. Em branco, vale o Custo prev.
5. Em Vencimento do pagável, informe a data de vencimento da conta (ex.: a do boleto do fornecedor). Em branco, o vencimento fica 30 dias depois do dia do recebimento.
6. Se quiser, escreva uma observação no campo Observação do recebimento (opcional) (ex.: Caixa 1 de 2).
7. Clique em Registrar recebimento.

Deu certo quando: aparece "Recebimento registrado: estoque atualizado.", as colunas Recebido e Pendente mudam e o recebimento aparece no quadro Recebimentos.

O que acontece depois: - As peças entram no estoque da loja de destino na hora (movimento Compra em Estoque > Movimentos, com o texto Compra #N · recebimento #M). - É criado um título em Financeiro > Contas a pagar para o fornecedor, na categoria Compras, no valor recebido (quantidade × custo real de cada item). - Se ainda faltar alguma peça, a compra fica Recebida parcialmente. Quando o restante chegar, registre outro recebimento: cada recebimento gera o seu próprio título a pagar. - Quando não falta mais nada, a compra fica Recebida.

Exemplo: do pedido acima chegaram 18 camisetas, com custo real de R$ 26,00 na nota, e nenhuma calça. Você deixa 18 na linha da camiseta, digita 26,00 em Custo real (R$) e zera a linha da calça. O título a pagar é 18 × R$ 26,00 = R$ 468,00. Se o recebimento foi em 10/03 e você deixou o vencimento em branco, ele vence em 09/04 (30 dias depois).

💡 Dica: clicou duas vezes ou recarregou a página? O recebimento não é lançado de novo. Aparece "Este recebimento já havia sido registrado (não foi repetido)." e nada entra em dobro.

Quadro Recebimentos: cada entrega com #, Quando, Por (quem recebeu), Itens, Peças e Observação.

Como desfazer: um recebimento não pode ser desfeito, e o título a pagar gerado por ele não pode ser alterado nem cancelado no Financeiro. Se chegou peça errada, com defeito ou a mais, use Devolver ao fornecedor na própria compra (veja abaixo). Não use ajuste de estoque para isso: o ajuste não corrige o financeiro.

Se algo der errado: | Mensagem | Por que aparece | Como resolver | |---|---|---| | "Recebido de … deve estar entre 0 e …" | A quantidade passou do que falta receber daquele item | Corrija. Para peças a mais do que o pedido, faça outra compra | | "Informe ao menos uma quantidade recebida." | Todas as linhas estão zeradas ou vazias | Informe a quantidade que chegou | | "Custo não pode ser negativo." | O custo real está com sinal de menos | Corrija o valor | | "Vencimento inválido." | A data do vencimento não é válida | Escolha a data no calendário | | "Operação não permitida: a compra está "…"." (com a situação atual, ex.: Cancelada) | A compra foi cancelada, encerrada ou recebida por outra pessoa enquanto você estava na tela | Atualize a tela com F5 e confira a situação |

Como cancelar o pedido ou encerrar o pendente

Quando usar: - Rascunho: desistiu do pedido. - Pedido emitido, sem nada recebido: o fornecedor não vai entregar. - Recebida parcialmente: o restante não vai chegar. O botão se chama Encerrar pendente.

⚠️ Atenção: cancelar e encerrar não podem ser desfeitos. Ao encerrar o pendente, o que já entrou permanece no estoque e no financeiro; só deixa de esperar o que falta, e a compra passa a Recebida.

1. Abra a compra.
2. No campo Motivo, escreva o motivo (ex.: Fornecedor sem estoque da calça).
3. Clique no botão: Cancelar compra (rascunho), Cancelar pedido (pedido emitido) ou Encerrar pendente (recebida parcialmente).
4. Confirme a pergunta: "Cancelar o rascunho?", "Cancelar o pedido?" ou "Encerrar o saldo pendente? O que já entrou permanece."

Deu certo quando: aparece "Compra encerrada." e a situação muda para Cancelada (rascunho ou pedido) ou Recebida (pendente encerrado). O motivo fica na observação da compra.

O que acontece depois: nada muda no estoque nem no financeiro.

💡 Dica: no rascunho, o botão Cancelar compra fica abaixo do formulário, ao lado de Emitir pedido.

Se algo der errado: | Mensagem | Por que aparece | Como resolver | |---|---|---| | "Informe o motivo." | O motivo ficou vazio | Escreva o motivo | | "Operação não permitida: a compra está "Recebida"." ou "…está "Cancelada"." | A compra já está Recebida ou Cancelada | Não há o que cancelar. Para peças que voltam, use Devolver ao fornecedor |

Como gravar a chave da NF-e do fornecedor

Quando usar: antes de emitir a NF-e de devolução ao fornecedor. A NF-e de devolução precisa citar a nota de compra. Você vai precisar de: o DANFE (a folha da nota) do fornecedor, com a chave de acesso de 44 dígitos.

1. Abra a compra (Recebida parcialmente ou Recebida).
2. No quadro NF-e do fornecedor, digite em Chave de acesso (44 dígitos, do DANFE) os 44 números da chave. Pode digitar com ou sem espaços.
3. Clique em Gravar chave.

Deu certo quando: aparece "Chave da NF-e do fornecedor gravada."

Se algo der errado: "Chave de acesso inválida: são 44 dígitos de uma NF-e (modelo 55), como no DANFE do fornecedor." — falta ou sobra número, algum número foi digitado errado, ou a chave é de outro tipo de documento (por exemplo, de uma NFC-e). Confira no DANFE e digite de novo.

Devolução ao fornecedor

Onde fica: na tela Compra #N, quadro Devolver ao fornecedor (para registrar) e quadro Devoluções ao fornecedor (para abrir uma devolução já feita) · Quem acessa: quem tem Gerir compras e recebimentos; o quadro da NF-e só aparece para quem tem também Emitir documentos fiscais

Serve para mandar de volta ao fornecedor peças que já foram recebidas (defeito, cor ou tamanho errado, peça a mais). As peças saem do estoque, o valor é abatido no que a loja deve ao fornecedor e você emite a NF-e de devolução.

Como o valor da devolução é calculado

• Cada peça devolvida vale o custo médio dos recebimentos daquele item na compra (coluna Custo médio).
• O quadro mostra em Pode devolver quanto ainda pode voltar: recebido − já devolvido.

Exemplo: da Camiseta Básica azul M chegaram 10 peças a R$ 25,00 e, em outro recebimento, 5 a R$ 27,00. O custo médio é (250,00 + 135,00) ÷ 15 = R$ 25,67. Devolvendo 3 peças, o valor da devolução é 3 × R$ 25,67 = R$ 77,01.

O que acontece no financeiro

1. O valor é abatido nos títulos a pagar em aberto desta compra, começando pelo que vence primeiro. O abatimento não é dinheiro saindo do caixa.
2. O que não couber nos títulos em aberto (por exemplo, quando a compra já foi paga) vira um título a receber do fornecedor, em Financeiro > Contas a receber, na categoria Devoluções a fornecedor.

Exemplo: o título a pagar do recebimento é de R$ 468,00 e ainda está em aberto. Uma devolução de R$ 77,01 abate esse valor; o título continua aberto com R$ 390,99 a pagar. Se o título já estivesse pago, nada seria abatido e seria criado um título a receber de R$ 77,01 do fornecedor.

Como devolver peças ao fornecedor

Você vai precisar de: as peças separadas, o motivo e, para a NF-e, a chave da NF-e do fornecedor gravada na compra.

⚠️ Atenção: ao confirmar, as peças saem do estoque na hora e o valor é abatido no financeiro. Confira as quantidades antes.

1. Abra a compra (Recebida parcialmente ou Recebida).
2. Se for emitir NF-e de devolução, grave antes a chave da NF-e do fornecedor (veja acima).
3. No quadro Devolver ao fornecedor, preencha a coluna Devolver das linhas que vão voltar. Deixe em branco as outras.
4. No campo Motivo (ex.: peças com defeito), escreva o motivo (até 255 caracteres).
5. Clique em Registrar devolução.
6. Confirme a pergunta "Registrar a devolução ao fornecedor? As peças saem do estoque agora."

Deu certo quando: aparece "Devolução ao fornecedor registrada: as peças saíram do estoque. Emita a NF-e de devolução." e abre a tela Devolução ao fornecedor #N, com a etiqueta Registrada.

O que acontece depois: movimento Devolução ao fornecedor em Estoque > Movimentos, abatimento ou título a receber no financeiro, e a devolução aparece no quadro Devoluções ao fornecedor da compra, com o valor, a situação e a situação da NF-e.

💡 Dica: clicou duas vezes? A devolução não é lançada de novo: aparece "Esta devolução já havia sido registrada (não foi repetida)."

Se algo der errado: | Mensagem | Por que aparece | Como resolver | |---|---|---| | "Item …: devolvível ao fornecedor até … (recebido menos o já devolvido)." | A quantidade passou do que ainda pode voltar | Corrija a quantidade | | "Informe ao menos uma quantidade a devolver." | Nenhuma linha preenchida | Preencha Devolver em pelo menos uma linha | | "Informe o motivo da devolução ao fornecedor (até 255 caracteres)." | Motivo vazio ou longo demais | Escreva um motivo curto | | "Só compra com recebimento aceita devolução ao fornecedor." | Nada foi recebido nesta compra | Só dá para devolver o que chegou | | "Saldo insuficiente: disponível X, movimento Y." | As peças não estão mais no estoque da loja (vendidas ou transferidas) | Confira o saldo em Estoque > Saldos | | "Saldo ficaria abaixo da quantidade reservada." | As peças estão reservadas para clientes | Conclua ou cancele a reserva antes |

Tela Devolução ao fornecedor

Onde fica: na Compra #N, quadro Devoluções ao fornecedor, clicando no número.

Como informar o ICMS da nota de compra

Este quadro só aparece se o contador configurou, nos dados fiscais da loja, que a NF-e de devolução deve destacar o ICMS da nota de compra, e enquanto não há NF-e enviando, pendente ou autorizada.

1. Na tela da devolução, no quadro ICMS da NF-e do fornecedor, copie da NF-e do fornecedor, para cada item, a Base do ICMS (R$) e a Alíquota (%), proporcionais às peças que voltam.
2. Clique em Salvar ICMS.

Deu certo quando: aparece "ICMS da nota de compra gravado. Emita a NF-e de devolução."

Mensagens: "Item …: informe a base (R$) e a alíquota (0 a 100%) do ICMS como estão na NF-e do fornecedor." (preencha os dois campos do item, ou deixe os dois vazios) · "A NF-e desta devolução está …: o ICMS não pode mais mudar." · "Devolução cancelada."

Como emitir a NF-e de devolução

🔒 Permissão: exige Emitir documentos fiscais. Sem ela, o quadro NF-e de devolução não aparece.

1. Confira se a chave da NF-e do fornecedor está gravada. O quadro mostra "Referencia a NF-e do fornecedor …" ou, se faltar, "Antes, grave na compra a chave de acesso da NF-e do fornecedor."
2. Clique em Emitir NF-e de devolução.

O sistema abre a tela do documento fiscal com a situação da nota (por exemplo, "NF-e de devolução ao fornecedor: Autorizada."). Se a emissão de NF-e estiver desligada na loja, aparece "A emissão de NF-e está desligada nesta loja." As situações da nota, a rejeição, a reemissão e o cancelamento da NF-e são explicados em Fiscal.

Como desfazer uma devolução ao fornecedor

Quando usar: a devolução foi registrada por engano (peça errada, quantidade errada) ou o fornecedor não aceitou a devolução.

⚠️ Atenção: desfazer devolve as peças ao estoque e desfaz o abatimento no financeiro. Antes: - se há NF-e de devolução autorizada, enviando ou pendente de consulta, cancele a NF-e primeiro (em Fiscal > Documentos fiscais); - se o fornecedor já pagou o título a receber desta devolução, estorne esse recebimento em Financeiro > Contas a receber primeiro. Uma devolução desfeita não pode ser refeita: se for o caso, registre uma devolução nova.

1. Abra a devolução (na compra, quadro Devoluções ao fornecedor).
2. No campo Motivo, escreva o motivo (obrigatório).
3. Clique em Desfazer devolução.
4. Confirme a pergunta "Desfazer a devolução? As peças voltam ao estoque e o abatimento no financeiro é desfeito. Com NF-e autorizada, cancele a nota antes."

Deu certo quando: aparece "Devolução ao fornecedor cancelada: as peças voltaram ao estoque." e a etiqueta muda para Cancelada.

O que acontece depois: movimento Devolução ao fornecedor desfeita em Estoque > Movimentos; os abatimentos nos títulos a pagar são estornados (o título volta a ter o valor em aberto) e o título a receber do fornecedor, se havia, é cancelado.

Se algo der errado: | Mensagem | Por que aparece | Como resolver | |---|---|---| | "Informe o motivo do cancelamento." | O motivo ficou vazio | Escreva o motivo | | "Esta devolução tem NF-e …: cancele a NF-e antes de desfazer a devolução." | Há NF-e autorizada, enviando ou pendente | Cancele a NF-e em Fiscal > Documentos fiscais ou espere a consulta terminar | | "O fornecedor já pagou o título a receber #… desta devolução: estorne o recebimento no Financeiro antes de desfazer." | O "a receber" já foi recebido | Estorne o recebimento em Financeiro > Contas a receber | | "Devolução já cancelada." | Alguém já desfez | Atualize a tela |

Dúvidas comuns deste módulo

Esqueci um item no pedido que já emiti. E agora? Pedido emitido não pode ser editado. Faça outra compra para o item que faltou.

O fornecedor mandou peças a mais do que eu pedi. Como dou entrada? O recebimento não aceita mais do que o pendente. Faça uma nova compra para o excedente e receba por ela.

Chegou só parte do pedido. Recebo agora ou espero tudo? Receba agora o que chegou (zere o resto). A compra fica Recebida parcialmente e você recebe o restante quando chegar. Se o restante não vier, use Encerrar pendente.

Registrei o recebimento com a quantidade errada. Como corrijo? Recebimento não pode ser desfeito. Se entrou peça a mais, use Devolver ao fornecedor na própria compra. Se entrou a menos, receba o que falta em outro recebimento.

Onde vejo o que devo ao fornecedor? Em Financeiro > Contas a pagar: cada recebimento gera um título com a descrição Compra #N · recebimento #M. Veja Financeiro.

Paguei o fornecedor e depois devolvi peças. Como recebo o dinheiro de volta? Ao registrar a devolução, o valor que não coube em título a pagar em aberto vira um título a receber do fornecedor, em Financeiro > Contas a receber. Dê baixa nele quando o fornecedor pagar ou abater em outra compra.

Por que não aparece o botão para emitir a NF-e de devolução? Seu perfil não tem Emitir documentos fiscais, ou já existe uma NF-e de devolução autorizada, enviando ou pendente para esta devolução.

Posso dar entrada de mercadoria por ajuste de estoque, que é mais rápido? Não é recomendado. O ajuste não registra o custo nem cria a conta a pagar. Use sempre o recebimento da compra.