Contas a pagar e a receber: lançar, baixar, estornar e cancelar

O que é

Em Financeiro > Contas a receber e Financeiro > Contas a pagar aparece uma linha por parcela. Cada conta (título) tem uma ou mais parcelas e a soma delas é o valor do título. A lista abre em "Em aberto"; filtre por Situação (Em aberto, Vencidas, Pagas, Canceladas, Todas), por "Vence de" / "até" e, nas contas a receber, por Origem. Clique em Abrir para ver a ficha.

Lançar uma conta

1. Clique em Novo lançamento.
2. Preencha Cliente (a receber) ou Fornecedor (a pagar; pode ser "Sem fornecedor (ex.: imposto)"), Descrição, Valor total (R$) e Vencimento (1ª parcela).
3. À vista: Parcelas = 1. Parcelada: até 60 parcelas, valores iguais mês a mês; o centavo que sobrar vai na última.
4. Repetida (ex.: aluguel): em "Repetir todo mês, por quantos meses", até 24. Cria um lançamento por mês e só vale com 1 parcela.
5. Competência (mm/aaaa): o mês a que o valor pertence; vazio = mês do vencimento.
6. Escolha a Conta do plano e, se quiser, o Centro de custo. Clique em Lançar.

Fornecedor fora da lista: cadastre em Financeiro > Fornecedores. Boleto ou nota do fornecedor entram como anexo na ficha.

Contas a receber automáticas

Ligadas em Configurar financeiro, entram sozinhas: a competência do contrato quando o mês começa, com o vencimento do contrato, e a O.S. concluída cobrável. A O.S. avulsa vence na conclusão + o prazo configurado; a de contrato por execução, no dia de vencimento do contrato. O.S. de garantia não gera conta, nada entra duas vezes e a O.S. cuja conta foi cancelada não ganha outra. A ficha mostra a origem (ex.: "O.S. 123 concluída").

Dar baixa (receber ou pagar)

1. Na ficha, na parcela, clique em Receber ou Pagar.
2. Informe a data, a Conta (caixa ou banco) e o "Valor abatido da parcela". Em atraso, juros e multa vêm sugeridos; ajuste se o combinado for outro. Informe o desconto, se houver.
3. Clique em Registrar recebimento ou Registrar pagamento. Na conta entra (ou sai) o valor abatido + juros + multa − desconto.

Valor abatido menor que o em aberto = baixa parcial: a parcela fica "Paga em parte".

Corrigir, estornar e cancelar

• Vencimento (parcela em aberto): novo vencimento e motivo; a ficha mostra "era dd/mm/aaaa".
• Dados: descrição, competência, conta do plano, centro de custo e observações. Valor e parcelas não mudam: cancele e lance de novo.
• Estornar (quadro Recebimentos/Pagamentos e estornos): justificativa obrigatória. Cria o movimento inverso com a data de hoje; a baixa original fica marcada "Estornado" e a parcela volta a ficar em aberto. Estorno não se estorna: lance de novo.
• Cancelar título: só sem baixa e sem fatura ativa, com justificativa. O título não é apagado.

Configurar financeiro

Em Administração > Configurar financeiro: "Contas a receber automáticas" (ligadas ou desligadas), "Vencimento da O.S. avulsa" (0 a 120 dias após a conclusão), multa (%) e juros (% ao mês, proporcional aos dias) de 0 a 20 — zero = sem cobrança — e as contas de receita das O.S. avulsas e das de contrato. Ali também ficam o Plano de contas (lança-se só em conta sem subcontas; nada é apagado, só inativado) e os Centros de custo.

Mensagens comuns

• "O valor não dá um centavo por parcela: diminua o número de parcelas."
• "Escolha a conta de receita (ativa, sem subcontas)."
• "A data do pagamento não pode ser futura."
• "A conta Banco X começa em dd/mm/aaaa." — data anterior ao saldo inicial da conta.
• "O desconto tem de ser menor que o valor abatido (para não cobrar nada, cancele o título)."
• "Justifique o estorno (pelo menos 10 caracteres)." — o cancelamento também pede 10.
• "Este título tem baixa de R$ X. Estorne as baixas antes de cancelar."
• "Esta conta está na fatura FAT-.... Cancele a fatura antes."

Quem pode

Ver, lançar, baixar, estornar, cancelar e configurar: Financeiro, Gestor e Administrador. Boleto da parcela: ver o capítulo Boleto com PIX.