Contratos e recorrência: montar, ativar, reajustar e encerrar

O que é

O contrato define o que será feito, em qual local, com que frequência e quanto custa. A partir dele o sistema gera as visitas previstas (que viram O.S. na agenda) e, na cobrança por competência, as competências a cobrar (que viram contas a receber). Lista em Contratos > Contratos. Situações: Rascunho, Ativo, Suspenso, Encerrado e Cancelado.

Criar o contrato

1. De um orçamento convertido: no topo da lista, em Orçamentos a virar contrato, clique em Montar contrato. Os serviços vêm com o local da conversão, a recorrência sugerida e o valor por visita já com o desconto do item.
2. Sem orçamento (contrato que a Ciclo já tem assinado): na ficha do cliente, botão Novo contrato.
3. Informe Título e Início da vigência (também é a data sugerida da 1ª visita) e clique em Criar contrato. Ele nasce em rascunho: nada é previsto até ativar.

Preencher o rascunho

• Tipo: Recorrente ou Avulso. Como cobra: Por competência (valor fixo por mês) ou Por execução (cada visita realizada). Um modelo por contrato, para não cobrar a mesma visita duas vezes.
• Valor por competência (obrigatório na cobrança por competência), Fim da vigência (em branco = prazo indeterminado), Dia do vencimento e Vence no próprio mês ou no mês seguinte.
• Índice de reajuste, Mês do aviso de reajuste, Multa rescisória e Renova automaticamente: ficam guardados e só geram aviso. O sistema não reajusta, não renova e não aplica multa sozinho.
• Serviços: Serviço, Descrição, Local, Periodicidade (Semanal, Quinzenal, Mensal, Bimestral, Trimestral, Quadrimestral, Semestral, Anual ou Uma vez), 1ª visita, Valor/visita e Escopo. As visitas seguintes contam a partir da 1ª (mensal no dia 31 cai no último dia dos meses curtos).

Clique em Salvar rascunho e em Ativar contrato. Ativo, ele não se edita mais: muda só por nova versão.

Visitas e competências previstas

A geração roda sozinha todo dia e quando o contrato é ativado ou muda. Gera visitas até o horizonte configurado (padrão 90 dias) e competências até o fim do mês seguinte, dentro da vigência. Rodar de novo não duplica. Na ficha, Previsões geradas mostra cada uma como Prevista, Usada ou Cancelada; a visita prevista tem o link Agendar. Em Contratos > Previsões e geração dá para filtrar por período, Simular (não grava previsões) e Gerar agora.

Mudanças no contrato ativo

• Reajuste ou alteração (nova versão): informe o percentual e clique em Calcular reajuste, ou use Alterar serviços ou valores. Defina Vale a partir de (data futura) e o motivo. O que foi gerado antes da data não muda; o que vem depois é refeito com os valores novos.
• Renovar: novo fim da vigência (só para contrato com fim).
• Suspender: a partir de uma data, com motivo. As previsões do período e as O.S. que ainda não começaram são canceladas. Mês inteiro suspenso não é cobrado; mês com parte ativa é cobrado cheio.
• Reativar: informe Volta a valer em; as previsões a partir do retorno são geradas.
• Encerrar: fim normal, com data e motivo. Cancelar contrato: para o contrato e cancela as previsões de hoje em diante. Encerrado ou cancelado não volta; o histórico fica.

Avisos

A lista tem o filtro Com aviso e a ficha mostra no topo: "Vigência termina em ...", "Vigência terminou em ...: renove ou encerre." e "Reajuste previsto para ...". A antecedência do aviso de fim (padrão 30 dias) e o horizonte ficam em Administração > Configurar contratos.

Mensagens comuns

• "Contrato ativo não se edita: crie uma nova versão (reajuste ou alteração) com a data em que passa a valer."
• "Contrato por competência precisa do valor de cada competência."
• "A nova versão vale a partir de uma data futura (amanhã ou depois): o que já passou não é reescrito."
• "O cliente não tem local ativo: cadastre o local atendido na ficha do cliente antes."

Quem pode

Criar, editar o rascunho, ativar e renovar: Gestor, Comercial e Administrador. Nova versão (reajuste ou alteração), suspender, reativar, encerrar e cancelar: Gestor e Administrador. Simular e gerar previsões: Gestor, Operacional, Financeiro e Administrador. Os demais só consultam.