Financeiro: conciliação bancária (extrato × contas a pagar e a receber)

Em Financeiro → Conciliação se confere o extrato do banco com o financeiro: cada pagamento do extrato com a sua conta a pagar, e cada recebimento com a sua conta a receber. Confirmar já paga ou dá a baixa na conta, na data do extrato.

Importar o extrato

1. Baixe o extrato no banco em OFX (ou o CSV do Bradesco).
2. Na Conciliação, abra Importar extrato (OFX, ou o CSV do Bradesco), escolha a Conta e o Arquivo e clique em Importar.
3. A tela abre na conta e no mês do arquivo e diz quantos lançamentos são novos e quantos já estavam na conta. Importar o mesmo período de novo não duplica nada.

A tela do mês

• Escolha a Conta, o Mês e o que Mostrar: Pendentes, Pendentes que conferem, Todas, Conciliadas ou Ignoradas. As setas trocam de mês.
• No topo: Saldo no início do mês, entradas e saídas, e Saldo no fim do período.
• Cada dia termina com uma linha cinza com o saldo daquele dia. O saldo parte do saldo que o banco manda no arquivo OFX; sem OFX importado, aparece o aviso Esta conta ainda não tem saldo do banco.

A sugestão de cada linha

Confirmar

• Pagamento (débito): o botão é Aprovar, pagar e conciliar (conta em aprovação), Pagar e conciliar (conta aprovada) ou Conciliar (conta já paga). A conta fica paga na data do extrato, com a forma de pagamento da conta bancária pelo tipo do lançamento (boleto, Pix, transferência ou débito em conta).
• Se a conta em aprovação não tiver Plano de contas ou Centro de custo, os dois campos aparecem na linha: escolha e confirme.
• Recebimento (crédito): Receber e conciliar dá a baixa na conta a receber na data do extrato.
• Tarifa (regra): Lançar a tarifa e conciliar cria a conta a pagar já paga, com o banco como fornecedor (criado na primeira tarifa) e o plano e o centro de custo da regra. Se a regra não tem centro de custo, ele é pedido na linha.
• Rendimento (regra): Classificar e conciliar grava o plano de contas da regra no próprio lançamento. Não cria conta a receber.
• Estorno: Conciliar os dois concilia o estorno e o crédito juntos. Desfazer solta os dois.
• Pagamento sem conta no sistema: abra o lançamento (lançar a conta paga ou ignorar) e use Lançar conta a pagar já paga: escolha o fornecedor (ou Criar com o nome do banco), o plano de contas e o centro de custo, e clique em Lançar, pagar e conciliar.
• Confirmar as N que conferem confirma de uma vez as linhas com o selo Confere que não pedem plano nem centro, as tarifas e rendimentos pelas regras e os estornos de par único. As prováveis são sempre confirmadas uma a uma.
• Pix de pedido Pagamento na Entrega: o botão é Definir o pagamento no faturamento, que abre o pedido. Defina o pagamento lá e volte para conciliar.

Depósito de várias vendas (por lote)

Stone, Rede, PagBrasil, Alelo, VR, Ticket, Pluxee e as outras depositam num só crédito as vendas do dia. A conciliação casa esse crédito com os títulos por três critérios:

1. Data: a data prevista de recebimento do título (o vencimento) é a data do lançamento no extrato.
2. Forma de pagamento: a descrição do extrato tem as Palavras no extrato da forma (ex.: STONE MASTER CREDITO, ALELO), e a forma deposita na mesma conta bancária.
3. Valor: a soma dos valores líquidos dos títulos é o valor que caiu, com até R$ 0,05 de diferença.

• Quando bate, a linha diz Confere · Bate com 3 título(s) e o botão Receber os 3 e conciliar dá a baixa em todos, na data do extrato, e concilia o lançamento. O Confirmar as N que conferem também confirma esses lotes.
• Quando não bate, clique em escolher os títulos: o detalhe lista os títulos da forma de 10 dias antes a 10 dias depois, com os da data já marcados. Marque e desmarque: a soma e a diferença mudam na hora, e o botão Receber e conciliar os marcados só libera com diferença de até R$ 0,05.
• Um título que bate sozinho com o valor (mesmo valor ou mesmo líquido) continua sendo sugerido sozinho.
• Títulos de Pagamento na Entrega não entram na soma: defina o pagamento no faturamento do pedido primeiro.
• Desfazer a conciliação solta os títulos do lançamento; os recebimentos ficam.

Palavras no extrato

Em Cadastros → Formas de receber, cada forma tem o campo Palavras no extrato: como o banco descreve o depósito dela. Todas as palavras precisam aparecer na descrição (maiúscula, minúscula e acento não importam). O sistema já preencheu pela operadora, bandeira e tipo (ex.: STONE VISA CREDITO, REDE PIX) e pela marca nos vales (ALELO, VR, TICKET, PLUXEE). Ajuste se o seu banco escreve diferente. Na forma nova, deixar vazio faz o sistema sugerir; ao editar, vazio tira a forma da soma automática.

Regras

Em Conciliação → Regras ficam os textos que identificam tarifa e rendimento. Cada regra tem: Texto (a descrição do banco precisa conter este texto, ex.: TARIFA), O que faz (Tarifa para débitos, Rendimento para créditos), Plano de contas e, na tarifa, o Centro de custo (ou Pedir na linha). Desmarque Ativa para parar de usar uma regra. Quando duas regras servem, vale a de texto mais longo. A regra só sugere: nada é lançado sem alguém confirmar.

Mensagens

• Escolha o plano de contas para aprovar a conta #N. / Escolha o centro de custo para aprovar a conta #N. — preencha os campos da linha.
• A conta #N é de R$ X, e o débito do extrato é de R$ Y. — o valor não bate; confira a conta.
• A conta #N é de "Pagamento na Entrega": defina o pagamento no faturamento do pedido #P, e concilie depois.
• A conta #N foi paga no cartão de crédito: o débito do banco é a fatura, não ela.
• Escolha o centro de custo da tarifa (ou defina na regra "TEXTO").
• Este lançamento não anula o outro: valor, conta ou data não batem.
• Escolha o fornecedor. / Escolha o plano de contas. / Escolha o centro de custo. — ao lançar a conta paga pela linha.
• Já existe uma regra com este texto para débitos. / Escolha um plano de despesa. / Escolha um plano de receita. — na tela de regras.
• Os N título(s) somam R$ X líquidos, e o crédito é de R$ Y: diferença de R$ Z (o máximo é R$ 0,05). — marque outros títulos.
• Título(s) #N não podem entrar: já conciliado(s), de outra conta bancária, fora da janela de 10 dias, ou ainda em "Pagamento na Entrega".
• Marque os títulos deste crédito.
• As palavras no extrato têm até 80 caracteres. — na forma de receber.
• A conta mudou de situação. Recarregue a tela. / O lançamento mudou. Recarregue a tela. — alguém alterou ao mesmo tempo.

Bom saber

• Desfazer a conciliação (no detalhe da linha) não estorna o pagamento nem o recebimento: isso é feito na própria conta.
• Repasses de cartão (Rede, Stone…) se conferem em Conciliação de cartões, pelo arquivo da operadora.
• Extrato do Bradesco importado antes desta versão pode ter linhas faltando: importe de novo o OFX do período; o sistema completa e não duplica.
• Em Contas a receber, a coluna Líquido mostra sempre o valor que deve cair no banco (sem taxa, é o próprio valor); a taxa aparece embaixo quando há.
• A tela aparece para quem tem a permissão de conciliação do Financeiro.