Fornecedores
Cadastro de fornecedores.
Para que serve
Aqui ficam as empresas (ou pessoas) de quem a loja compra mercadoria: confecções, distribuidores, representantes. O fornecedor cadastrado é escolhido no pedido de compra, nas contas a pagar e na devolução de mercadoria com NF-e.
Quem usa
Gerente, estoquista, administrador.
🔒 Permissão: a tela exige Gerir fornecedores. Sem ela, o item Fornecedores não aparece no menu Cadastros.
O que você encontra neste módulo
| Tela | Para que serve | Onde fica |
|---|---|---|
| Fornecedores (lista) | Encontrar fornecedores e abrir o cadastro | Cadastros > Fornecedores |
| Novo fornecedor / Editar fornecedor | Dados do fornecedor | Cadastros > Fornecedores > Novo fornecedor ou lápis na lista |
Antes de começar
Nada precisa existir antes. Para devolver mercadoria com NF-e, tenha em mãos CNPJ e o endereço completo do fornecedor, com o Código IBGE do município (7 números). Esses dados estão na nota fiscal que o fornecedor enviou.
Fornecedores
Onde fica: Cadastros > Fornecedores · Quem acessa: quem tem Gerir fornecedores
A lista mostra os fornecedores em ordem alfabética, 25 por página.
📷 Imagem: lista de fornecedores com a razão social e o nome fantasia em cinza abaixo.
O que aparece na lista
| Coluna | O que significa |
|---|---|
| Nome | Razão social. Abaixo, em cinza, o nome fantasia. Clique para abrir |
| Documento | CNPJ ou CPF, ou — |
| Telefone | Telefone, ou — |
| E-mail, ou — | |
| Cidade | Cidade/UF |
| Situação | Ativo ou Inativo |
| Ações | Lápis para editar |
Buscar e filtrar: - Buscar: digite parte da razão social, do e-mail, do telefone (só números) ou o começo do CNPJ/CPF. - Situação: Todos, Ativos ou Inativos. - Clique em Filtrar. Para limpar, apague a busca, volte a Situação para Todos e clique em Filtrar.
Esta tela não imprime nem exporta a lista.
Campos do formulário
Quadro Identificação:
| Campo | Obrigatório | O que preencher | Exemplo |
|---|---|---|---|
| **Razão social *** | Sim | Nome oficial da empresa. Até 180 caracteres. | Confecções Exemplo Ltda |
| Nome fantasia | Não | Nome comercial | Exemplo Moda |
| CNPJ/CPF | Não (sim para NF-e de devolução) | CNPJ da empresa ou CPF, se for pessoa física. O sistema confere se é válido. | 00.000.000/0000-00 |
| Inscrição estadual | Não | Número da inscrição estadual. Na NF-e de devolução: em branco = fornecedor não contribuinte; a palavra ISENTO = contribuinte isento; um número = contribuinte do ICMS. | |
| Contato | Não | Nome da pessoa com quem você fala | João Exemplo |
| Condições de pagamento | Não | Texto livre, só para consulta | 30/60 dias, boleto |
| Não | E-mail válido | vendas@exemplo.com | |
| Telefone/WhatsApp | Não | DDD + número | (11) 90000-0000 |
Quadro Endereço e observações: CEP (8 números), Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade, Código IBGE do município (7 números), UF, Observações e Cadastro ativo. Para NF-e, todos menos Complemento e Observações precisam estar preenchidos. A tela lembra: "Para NF-e: logradouro, número, bairro, cidade com código IBGE, CEP e UF completos."
💡 Dica: Condições de pagamento é só anotação. O vencimento do título a pagar é informado no recebimento da compra (veja o capítulo de Compras).
Situações do fornecedor
| Situação | O que significa | O que ainda dá para fazer |
|---|---|---|
| Ativo | Aparece nas compras e nas contas a pagar novas | Tudo |
| Inativo | Some das listas de escolha de compras e contas a pagar novas. Compras e títulos antigos continuam | Consultar, editar, reativar |
Botões e ações
| Botão | O que faz |
|---|---|
| Novo fornecedor | Abre o cadastro em branco |
| Lápis / nome | Abre o cadastro para editar |
| Salvar | Grava o cadastro |
| Voltar | Volta à lista sem salvar |
Como cadastrar um fornecedor
Quando usar: antes da primeira compra com um fornecedor novo. Você vai precisar de: razão social e, de preferência, CNPJ e endereço completo (estão na nota fiscal do fornecedor).
- Acesse Cadastros > Fornecedores.
- Clique em Novo fornecedor. Abre a tela Novo fornecedor.
- Preencha Razão social (ex.: Confecções Exemplo Ltda).
- Preencha Nome fantasia, CNPJ/CPF e Inscrição estadual.
- Preencha Contato, Condições de pagamento, E-mail e Telefone/WhatsApp.
- Preencha o endereço completo.
- Deixe Cadastro ativo marcado.
- Clique em Salvar.
Deu certo quando: aparece "Fornecedor cadastrado." em verde e a tela passa a ser Editar fornecedor.
O que acontece depois: o fornecedor já pode ser escolhido em Compras > Pedidos de compra e em Financeiro > Contas a pagar. Nada é enviado ao fornecedor.
⚠️ Atenção: se já existir outro fornecedor com o mesmo CNPJ/CPF, o cadastro é salvo, mas aparece um aviso em amarelo: "Fornecedor cadastrado. Atenção: já existe 'Confecções Exemplo Ltda' (#3) com o mesmo documento." Confira se não cadastrou a mesma empresa duas vezes.
Se algo der errado:
| Mensagem | Por que aparece | Como resolver |
|---|---|---|
| "Razão social é obrigatória." | Razão social em branco | Preencha a razão social |
| "CNPJ/CPF inválido." | Número digitado errado | Confira na nota do fornecedor |
| "E-mail inválido." | Falta @ ou o domínio | Corrija |
| "Telefone deve ter DDD + número." | Faltou o DDD ou sobrou número | Corrija |
| "CEP deve ter 8 dígitos." | CEP incompleto | Corrija |
| "Código IBGE do município tem 7 dígitos." | Código incompleto | Confira o código do município |
| "UF inválida." | Sigla inexistente | Use a sigla de 2 letras |
Como alterar ou inativar um fornecedor
- Acesse Cadastros > Fornecedores e clique no lápis.
- Altere os dados. Para tirar de uso, desmarque Cadastro ativo.
- Clique em Salvar.
Deu certo quando: aparece "Fornecedor atualizado.".
O que acontece depois: - Fornecedor inativo não aparece em compras e contas a pagar novas. Se você tentar salvar uma compra com ele, aparece "Fornecedor inválido ou inativo.". - Compras, recebimentos, títulos e devoluções já feitos continuam como estão. Para voltar a usar, marque Cadastro ativo.
Não existe excluir fornecedor. Use Cadastro ativo.
Dúvidas comuns deste módulo
Posso excluir um fornecedor? Não. Desmarque Cadastro ativo.
Por que o fornecedor não aparece no pedido de compra? Ele está Inativo. Abra o cadastro, marque Cadastro ativo e salve.
A NF-e de devolução deu erro no fornecedor. O que falta? CNPJ/CPF válido e endereço completo: logradouro, número, bairro, cidade, Código IBGE do município, CEP e UF. O erro mostra o que falta, por exemplo "Fornecedor Confecções Exemplo Ltda: complete o cadastro — código IBGE do município.".
O fornecedor é isento de inscrição estadual. O que escrevo? Escreva ISENTO no campo Inscrição estadual. Em branco, a nota trata o fornecedor como não contribuinte. Na dúvida, confirme com o contador.
Onde vejo o que comprei de um fornecedor? Em Compras > Pedidos de compra e em Financeiro > Contas a pagar (veja os capítulos de Compras e Financeiro).