Lembretes, sino de avisos e aviso de visita ao cliente

O que é

O menu Lembretes serve para a equipe se lembrar de algo numa data e hora, uma vez ou repetindo. O sino, no alto da tela, junta os lembretes e os avisos automáticos do sistema. Além disso, o sistema pode avisar o cliente na véspera de cada visita.

Criar um lembrete

1. Em Lembretes, clique em Novo lembrete. Também dá para criar pela ficha do cliente, da O.S. ou do contrato, na seção Lembretes: o lembrete fica ligado ao registro e o aviso leva até ele.
2. Preencha Lembrar de, Detalhes (opcional), Data e Hora.
3. Em Repetir, escolha Uma vez, Todo dia, Toda semana, Todo mês ou Todo ano. Mensal e anual voltam ao mesmo dia (dia 31 cai no último dia dos meses curtos).
4. Em Para, escolha o usuário. Em Avisar por, escolha "Aviso no sistema" (só o sino) ou "Aviso no sistema e e-mail" (vai também para o e-mail do usuário).
5. Clique em Criar lembrete: "Lembrete criado."

Na lista, o filtro Mostrar tem Ativos (com próxima data), Com falha no envio e Todos; marque Só os para mim para ver só os seus. Abra um lembrete para alterar (Salvar: "Lembrete alterado. Ele recomeça da nova data.") ou Cancelar lembrete.

Situações do lembrete

• Pendente: ainda não avisou. Notificado: já avisou ao menos uma vez (o repetido segue para a próxima data). Falha no envio: o e-mail não saiu. Cancelado.
• Se o sistema ficou parado, ao voltar avisa uma vez só e pula as datas que passaram.
• Lembrete para usuário desativado anda para a próxima data, mas ninguém é avisado.

O sino (Avisos)

O número no sino mostra os avisos novos. Clique nele para abrir Avisos: os novos aparecem marcados "novo" e abrir a lista marca tudo como lido. Cada usuário vê só os próprios avisos. Chegam ao sino:

• "Lembrete: ..." — os lembretes para você.
• "Pedido novo no portal" e "Pedido do portal atrasado" — para quem atende as Solicitações do portal.
• Do Monitoramento MIP, para quem acompanha o MIP: ponto com atividade em visitas seguidas, ponto acima do nível de ação e pendência aberta há mais de 7 dias (ver o capítulo Monitoramento MIP).

Aviso de visita ao cliente

1. Em Administração > Configurar lembretes, marque Avisar o cliente por e-mail na véspera de cada visita agendada ou confirmada. Começa desligado.
2. Em A partir de que hora da véspera, informe uma hora de 6 a 20 (padrão 10) e clique em Salvar.

O e-mail vai para o contato da O.S., ou o contato principal, ou o e-mail do cliente, com a data, o período, o local, o serviço e o técnico. Cada visita é avisada uma vez; remarcada, avisa a nova data. O envio também pelo WhatsApp (campo Também pelo WhatsApp, com o modelo) funciona quando a integração for ligada pela SIGE; hoje a tela mostra que o WhatsApp está desligado e só o e-mail sai.

Envios e falhas

• Em Administração > Envios de avisos ficam os e-mails (e, no futuro, WhatsApp) dos lembretes e do aviso de visita, com a situação (Pendente, Enviado, Falha), as tentativas e o erro. Filtre por Situação.
• O sistema tenta de novo sozinho, até 6 vezes em algumas horas. Esgotadas as tentativas, fica em Falha e o lembrete passa a "Falha no envio". Confira o e-mail do destinatário e clique em Reenviar: "Envio devolvido à fila."
• Erros que aparecem: "O e-mail não saiu." e "WhatsApp desligado ou sem modelo de mensagem."

Mensagens comuns

• "Informe o lembrete (de 3 a 150 caracteres)."
• "A data e a hora já passaram." / "Informe data (dd/mm/aaaa) e hora (hh:mm) válidas."
• "Escolha um usuário ativo."
• "Lembrete cancelado não muda: crie outro."
• "Informe uma hora de 6 a 20."

Quem pode

• Criar lembretes e ver, alterar e cancelar os que criou ou que são para ele: Gestor, Comercial, Operacional, Financeiro e Administrador.
• Ver, alterar e cancelar os lembretes de todos: Gestor e Administrador.
• Configurar o aviso de visita e ver e reenviar os Envios de avisos: Gestor e Administrador.
• O sino é de todo usuário logado. O Técnico recebe avisos, mas não cria lembretes.