Orçamentos: montar, enviar, aprovar e converter

O que é

A lista fica em Comercial > Orçamentos. O orçamento novo nasce na ficha do cliente, do lead ou da oportunidade, no botão Novo orçamento. Situações: Rascunho, Enviado, Visualizado, Aprovado, Recusado, Expirado e Cancelado.

Montar o orçamento

1. Informe o Título, o Local atendido (pode escolher depois, mas é obrigatório para converter) e o Responsável. Clique em Criar orçamento.
2. No Rascunho da versão, preencha os itens: Serviço, Descrição, Qtd., Unitário (R$), Desc. % e Recorrência sugerida (Avulso, Mensal, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual). Escolher o serviço preenche a descrição se ela estiver em branco. Para mais linhas, salve e novas aparecem.
3. Ajuste Válido até, Desconto geral (percentual ou valor), Condições e Observações ao cliente.
4. Clique em Salvar e recalcular. Os impostos configurados entram sobre o valor com desconto. Use Prévia do PDF para conferir.

Desconto acima do limite

Se o desconto efetivo passar do limite configurado, aparece "precisa de aprovação antes do envio" e o botão de envio fica bloqueado. O Gestor clica em Aprovar desconto de X%. A aprovação vale até aquele percentual: se o desconto subir depois, precisa aprovar de novo.

Enviar ao cliente

1. Salve o rascunho antes (o envio usa o que está salvo) e, em Enviar ao cliente, escolha Só gerar o link (eu envio), E-mail ou WhatsApp e, se quiser, uma mensagem.
2. Ao enviar, a versão fica congelada, o PDF é guardado e o link aparece uma única vez no topo: copie na hora. Se perder, use Gerar novo link (o anterior deixa de valer).

O link vale até o fim do dia da validade. WhatsApp: funciona quando a integração for ligada pela SIGE; aí o PDF vai pela conversa com o link na legenda, desde que haja conversa com a janela de 24 h aberta. Hoje, use e-mail ou o link.

A página do cliente

Pelo link, sem senha, o cliente vê os serviços, os totais e as condições, baixa o PDF e responde: Aprovo esta proposta ou Não vou seguir, com nome completo, CPF ou CNPJ (opcional) e contato. Para aprovar, marca que leu e aprova aquela versão. O primeiro acesso muda a situação para Visualizado. Fica registrado nome, data e hora, IP e navegador; não é assinatura eletrônica certificada.

Resposta fora do link

Se o cliente respondeu por WhatsApp, e-mail, telefone ou pessoalmente, use Registrar a resposta do cliente: Resposta, Por onde, Quem respondeu pelo cliente, Evidência (quando e como respondeu) e, se houver, o print ou e-mail em anexo. Aprovar move a oportunidade para a etapa de ganho do funil.

Revisar, expirar e cancelar

• Revisar (nova versão): cria um novo rascunho a partir da versão atual; a anterior fica no histórico e o link dela para de funcionar. Vale para Enviado, Visualizado, Recusado e Expirado.
• Expirado: enviado ou visualizado com a validade vencida vira Expirado sozinho, e o link deixa de abrir. Para retomar, revise.
• Cancelar orçamento: exige motivo; o link para de funcionar e o histórico fica. Aprovado não é cancelado.

Converter

No aprovado, em Converter, escolha Contrato (serviço recorrente) ou Serviço avulso (uma O.S.) e o local. Acontece uma vez só. Depois o contrato é montado em Contratos ("Orçamentos a virar contrato") e a O.S. é aberta em Ordens de serviço ("Orçamentos avulsos a agendar"). Orçamento de lead: converta o lead em cliente antes.

Mensagens comuns

• "Esta versão já foi enviada e não muda mais. Use "Revisar" para criar a próxima versão."
• "A validade já passou: ajuste a data antes de enviar."
• "WhatsApp desligado: envie por e-mail ou copie o link."
• "O orçamento foi enviado, mas o e-mail não saiu do servidor. Copie o link abaixo e mande por outro meio."
• "Selecione o local atendido: contrato e O.S. apontam para um local do cliente."
• Para o cliente: "Este orçamento já foi respondido." e "A validade deste orçamento venceu. Peça uma nova versão."

Quem pode

Criar, editar, enviar, registrar resposta, revisar e cancelar: Gestor, Comercial e Administrador. Aprovar desconto acima do limite: Gestor e Administrador. Converter: Gestor, Comercial e Administrador. Operacional, Financeiro e Consulta só consultam. Desconto máximo, validade padrão, condições padrão e impostos ficam em Administração > Configurar orçamentos (Gestor).