Produção BPA — apurar, gerar e enviar o arquivo ao gestor
Como apurar a produção de uma competência, gerar o arquivo do BPA individualizado, corrigir o que o sistema aponta e registrar o retorno do gestor.
A tela Administração > Produção BPA prepara a produção ambulatorial de cada mês e gera o arquivo que é entregue à Secretaria. Nesta versão o sistema entrega o BPA individualizado (BPA-I), uma linha por atendimento.
Antes de começar: cadastros obrigatórios
O painel mostra, no topo, uma lista de pendências. Enquanto houver pendência, a produção sai zerada — não é erro do sistema, é cadastro que falta. Precisam estar preenchidos:
- o estabelecimento (CNES) da APAE, com data de início de vigência;
- o CBO de cada profissional que atende, com vigência que cubra o mês;
- o procedimento padrão de cada especialidade;
- os dados da instituição que vão no cabeçalho do arquivo: nome da APAE, sigla, CNPJ e secretaria de destino.
Sem CNES vigente, nenhum atendimento fica elegível — o painel avisa isso em vermelho.
Passo 1 — Apurar a competência
- Abra Administração > Produção BPA.
- No bloco Apurar produção de uma competência, informe o mês no formato AAAAMM (por exemplo, 202610) e escolha o estabelecimento.
- Clique em Apurar.
O sistema percorre os atendimentos finalizados e cria um registro de produção para cada um. Ele considera o mês informado e os três meses anteriores, que é o prazo que a Secretaria aceita.
Ao terminar aparece um resumo: quantos atendimentos foram processados, quantos ficaram elegíveis e quantos eram repetidos. Apurar de novo não duplica nada — pode rodar quantas vezes precisar.
Passo 2 — Gerar o lote
- Na lista de competências, clique em Abrir na linha do mês.
- No bloco Ações, escolha o estabelecimento e clique em Gerar lote.
O sistema monta o arquivo e logo abaixo mostra a validação, linha a linha, separando erro de aviso:
- Erro impede o envio. Precisa ser corrigido.
- Aviso não impede. O registro vai ser aceito, mas pode gerar glosa.
Cada linha da validação diz o número do registro, o campo e o que fazer.
Passo 3 — Corrigir o que o sistema apontou
Os erros mais comuns e o que significam:
| Paciente sem CPF e sem CNS | O BPA exige um dos dois documentos. Preencha CPF ou CNS na ficha do paciente. Não preencha os dois: a Secretaria aceita apenas um. |
| Sexo do paciente nao informado ou fora do dominio (M/F) | Atualize o sexo na ficha do paciente. |
| Data de nascimento ... e invalida (data de preenchimento, nao real) | A ficha está com uma data genérica, não a real. Ela define a idade enviada ao gestor. |
| Raca/cor nao preenchida | Campo obrigatório. O código 99 (sem informação) é recusado pela Secretaria desde abril de 2023. |
| Profissional sem CBO vigente na competencia | O profissional atendeu, mas não tem CBO com vigência que cubra o mês. |
| Procedimento SIGTAP nao definido para este atendimento | Falta mapear o procedimento padrão da especialidade. |
| Parametro institucional ... nao preenchido | Falta um dado do cabeçalho (nome da APAE, sigla, CNPJ ou secretaria de destino). |
Depois de corrigir a ficha do paciente, apure a competência de novo e gere o lote outra vez. A correção não entra sozinha num lote já gerado.
Passo 4 — Baixar e enviar
- Na tabela Lotes gerados, clique em Arquivo para baixar.
- Entregue o arquivo à Secretaria pelo caminho de sempre.
- Volte ao sistema, informe o protocolo (se a Secretaria tiver dado um) e clique em Marcar como enviado.
Passo 5 — Registrar o retorno
Quando a Secretaria responder, escolha Aceito ou Glosado e clique em Registrar. Se vierem críticas, registre cada uma com código e descrição no bloco Críticas de retorno.
O que não funciona, e por quê
- Lote com erro não é enviado. O botão fica desabilitado e, se insistir, aparece: "O lote tem erro bloqueante e não pode ser enviado".
- Lote já enviado não se reenvia. A mensagem é: "Lote já está como 'enviado' e não pode ser reenviado. Para corrigir, gere uma nova versão do lote desta competência." Isso é proposital — o que foi entregue à Secretaria fica registrado como foi.
- Gerar de novo não apaga o lote anterior. Cria a versão 2, 3 e assim por diante, e todas continuam disponíveis para download. É o histórico do que foi entregue em cada tentativa.
- Competência fechada não aceita apuração nova. Para voltar atrás é preciso reabrir, informando o motivo — que fica registrado.
- O arquivo baixado é sempre o que foi gerado. Se a ficha do paciente mudar depois, o arquivo não muda. Para refletir a correção, gere uma versão nova do lote.
- Importar o arquivo de crítica da Secretaria ainda não existe. As críticas são digitadas uma a uma.
- O BPA consolidado (BPA-C) não é gerado nesta versão. Apenas o individualizado.
Quem pode usar
Apurar, gerar e enviar é do Faturista BPA. Coordenação, direção e administração conseguem abrir as telas e baixar o arquivo para conferência, mas não executam as ações.